Online-Tools richtig einsetzen: Nutzwert statt Selbstzweck

Johannes Haupt

Im beruflichen Alltag können Online-Tools eine wichtige Arbeitserleichterung darstellen. Ausgerechnet von einem Tool-Anbieter kommen jetzt aber warnende Worte: Tools selbst können keine Fehler lösen, im schlimmsten Fall vermindern sie sogar die Produktivität.

Jeder Online Marketer hat eine Vielzahl von Tools im Einsatz – möglicherweise sogar bei der Lektüre dieses Artikel, wenn sie über einen RSS-Reader erfolgt. Es gibt unterschiedlichste Tools für nahezu jede denkbare Problemstellung. "Mehr" ist dabei allerdings nicht gleich "besser", mahnte Christian Häfner auf der Unternehmer-Konferenz Gründen heute in Hannover. Häfner selbst ist Geschäftsführer von Fastbill, einem Online-Dienst für die Erstellung und Verwaltung von Angeboten und Rechnungen.

Online Tools müssen Aufgaben erfüllen

Fastbill-Chef Christian Häfner

Tools sollten immer eine Aufgabe erfüllen, betonte Häfner in seinem Vortrag. So sollte man ein Tool nur dann einsetzen, wenn es einen klaren Nutzen hat: Geld sparen, eine effizientere Arbeit ermöglichen, mehr Umsatz generieren helfen. Tools seien nur Werkzeuge, könnten aber für sich genommen keine Probleme lösen. Die Coolness oder Beliebtheit eines Tools sei kein Gradmesser für seinen Nutzwert.

Als Beispiel führte Häfner Dropbox an, dessen Funktionen nur für einen Teil der Anwender wirklich von Relevanz seien. Andere temporär beliebte Online-Tools – genannt sei eine populäre 2do-Listen-App – würden nach kurzem Ausprobieren auf dem Scheitelpunkt des Hype auf der Festplatte versauern. Diese zeitfressende Erfahrung könne und solle man sich möglichst häufig sparen.

Essentiell sei es, für sich Problemfelder zu definieren, bei denen Tools helfen könnten, sagte der FastBill-Chef. Typische Beispiele dafür seien Software (Erleichterung bei der Buchhaltung), Prozesse (wen rufe ich bei was für einem Problem an?), Crunch-Time (wie signalisiere ich meine "Ansprechbarkeit" im Office?) und Outsourcing (wie lässt sich verteiltes Arbeiten optimieren?).

Erfolgsfaktoren bei der Wahl von Online Tools

Zur Beurteilung der Qualität eines Tools für den persönlichen Einsatz führte Häfner folgende Punkte an

• Ergebnisse
• Skalierbarkeit
• Automatisierung
• Transparentes Reporting
• Zentrale Datenübersicht
• Volle Prozesskontrolle

Die Bedeutung einzelner Funktionen für den eigenen Bedarf sollte genau hinterfragt werden, betonte Häfner. So machten sich Schnittstellen von Tools zu anderen Tools zwar gut auf einer Feature-Liste, der Nutzwert sei aber bisweilen sehr überschaubar.

Tool für Tools

Eine Liste der von Häfner selbst empfohlenen Tools gibt es bei LetsSeeWhatWorks.com, dem persönlichen Blog des Fastbill-Gründers. Außerdem lohnt ein Blick auf Portadi, ein "Tool für Tools", das die Verwaltung der Zugänge einzelner Mitarbeiter zu einzelnen Tools ermöglicht. Denn "alles für alle" ist keine probate Strategie, wenn die Produktivität nicht leiden soll.

<Bildnachweis: Online Tools von Shutterstock>